“出来る新入社員への道”24「一歩先行く コピースキル」
新入社員研修を通して私たちが新人の方々へ習慣化していただいていることを「出来る新入社員への道」としてシリーズでお届しています。今回は、その第２４弾「一歩先行く コピースキル」と題して書いてみます。
書類のコピーは、単純ですが大変責任の大きい仕事です。プレゼンテーションや交渉、会議などで使用する資料は、大変大切な物。一つのコピーミスが大きな問題まで発展してしまう恐れがあるため、ただコピーするのではなく目的や使用用途を意識した｢一歩先行くコピースキル｣を身につけましょう。
■一歩先行く コピースキル■
●使用目的・数量・要旨サイズなど確認
●コピー機の調整
原稿に汚れが無いか？コピー機の複写面に汚れが無いか？用紙サイズ・用紙の向き、
印刷枚数、倍率、濃度、両面印刷か否か？など確認し実行する。
●コピー後確認
白紙の混入が無いか？ズレ、サイズ違いが無いか？写真画像や小さな文字はつぶれ
ず鮮明か？など確認する。
●コピーの閉じ方確認
文章縦書き→右上閉じ
文章横書き→左上閉じ
きっちり揃えて使用しやすいよう美しく整えます。
●ミスコピーの処理
基本的にミスが発生しないよう十分留意して行いますが、万一ミスコピーが出た場
合、重要書類でなければ裏紙として再利用。重要書類の場合、機密保持の観点からシ
ュレッダー処理します。
●コピー終了後
次に使用する人のためにコピーのガラス面を綺麗にします。また、資料の置き忘れ
がないかチェックし入力情報をリセットします。また、用紙切れやトナー切れ
がないか残量を確認し必要であれば補充します。
上司や先輩から｢コピーをお願いします。｣と依頼されたら気持ちよく返事をし、精度の高いコピーとりを実行しましょう。
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