パフォーマンスを向上させるタイムマネジメント
日本人女性の平均寿命87.45歳
日本人男性の平均寿命81.41歳
時間に換算すると、
日本人女性の平均寿命766,062
時間日本人男性の平均寿命713,151時間
となります。
時間とは、私たちに与えられた有限の宝ものです。
この限りある宝物をどう活かすのか？
私たち一人一人に委ねられていると言えるでしょう。
この時間を活かすスキルこそ「タイムマネジメント」です。
プライベートにおいては、より有意義な人生を歩むための自己管理術と言えるでしょうし、仕事においては効果的に仕事のやり方や進め方を管理し成果を生み出すためのスキルと言えるでしょう。
タイムマネジメントが上手く出来れば、
- 仕事の生産性が向上
- 成果貢献が可能好ましいプライベートの時間の確保が可能
- 不要なストレスが減少精神的にも肉体的にも社会的にも健康な状態が増進
など多くのメリットがあります。
タイムマネジメントが上手くできなければ、
- 業務が整理されず未完了業務を多く抱る
- 長時間労働となる努力が実らずストレスが増大する
- 自由な時間がとれず心も体も疲弊する
- 自己成長感を得られず自己肯定感が減少する
などのデメリットが増大するリスクがあります。
今回は「パフォーマンスを向上させるタイムマネジメント・スキル」と題してタイムマネジメントのための５つのポイントをご紹介しましょう。
ポイント１．【仕事の顕在化】
自分が行っている仕事を把握できていないことも多いものです。
その状態では、適切な仕事に適切な時間を使うことができません。
仕事の効率化を検討できる状態にするために、以下の手順で仕事の顕在化を行ってみましょう。
- どんな仕事を行っているかを洗い出します。
- 仕事の全体像を漏れなく把握します。
- 「どんな仕事」に「どれだけ時間を使っているのか」を把握します。
- 業務を漏れなく書き出し、それぞれの想定時間を記します。（日次・週次・月次・年次・不定期など）
ポイント２．【ズレの顕在化】
以下の手順で業務ごとの予想時間と実時間のズレを明確化してみましょう。
- ポイント１で洗い出した業務を「自分が想定しているかかる時間」と「実際に使っている時間」のズレを顕在化します。
- 自分が本質的に行うべき業務(成果を出す業務)に時間を割けているのか」「優先して効率化を検討すべき業務は何か」を明確化。
- 想定より時間を使っている業務や、時間を使っていない業務を顕在化。（ズレの見える化）
ポイント３．【重要度の顕在化】
重要度の高い仕事にエネルギーをさけているのか？
以下の手順で優先順位を明確化してみましょう。
仕事を4つの領域に分類します。
１．重要かつ緊急な領域（第1領域）
２．緊急でないが重要な領域（第2領域）
３．重要でないが緊急な領域（第3領域）
４．重要でも緊急度でもない領域（第4領域）
＊重要度を測る尺度は「成果につながる業務かどうか」です。
＊緊急度を測る尺度は「納期が近いかどうか」です。
本当は何に一番時間をかけるべきなのかを検討する。
自分が時間をかけるべきではない業務は何かを検討する。
ポイント４．【選択と集中】
何にエネルギーをかけるべきなのか？
ポイント３で類別した仕事を整理整頓していきましょう。
止めることを検討する領域：重要でも緊急でもない領域（第4領域）
・止める
・止めることが出来ない場合は省力化する
など出来る限りこの領域に使う時間を減らすことを行います。
委譲を検討する領域重用でないが緊急な領域（第3領域）
・他者に業務を委譲する
・システムにより自動化する
・行う必要がある場合、効率化し時間短縮する
など自分自身が関わる時間を軽減していきましょう。
直近の成果に貢献する領域緊急かつ重要な領域（第1領域）
直近の成果へ大きく貢献する以下の様な仕事です。
・納期の迫が迫った成果が大きな仕事
・クレーム対応
・顧客からの重要な問合せ対応
など、集中して即実行し完了を優先させ精度を高めていきましょう。
ポイント５．【未来創出】ポイント
１～４により生まれた時間を未来の成果を生み出すために使いましょう。
例えば、
- 未来を担う人材の育成
- 研究開発・能力開発・新顧客開発
- 新サービス・新製品の開発
- クレームを生まない体制構築と教育
- 真のリラックス
- 健康の維持増進の取り組み
- 真の人間関係の構築（絆づくり）
など、豊かな未来を創出する為の取り組みに時間を使っていきましょう。
タイムマネジメントは、成果を生む仕事をし、豊かな人生を築くための必須スキルです。有限の宝ものである時間を活かし、素晴らしい人生を歩むために活用していきましょう。
