成果を生む 効果的な指示命令の出し方
「部下が指示命令に正確に従ってくれない」
「何度言っても伝わらない」
など不満を感じる上司の方々も少なくないと思います。
そのような上司の方々は
一生懸命に部下のパフォーマンスを上げ
共に良い会社にしていこうという思いをお持ちの方が多いものです。
しかし
自分の言っていることが
上手く伝わらないと
悲しくなったり
虚しさを感じたり
反動から怒りの衝動に駆られたり
自分自身の上司としての能力に自信を失ったり
そのようなことが続くと
精神衛生的にも良くないことは明らかですね。
指示命令を出す目的は
部下が精度の高い仕事をし成果貢献することです。
上司も部下も不要なストレスを溜めず
気持ちよく成果貢献が出来る
理想の状況に近づけていきたいものですね。
今回は、部下の成果を促進させる
効果的な指示命令の出し方を
7つのポイントにまとめご紹介しましょう。
ポイント１．高品質な挨拶
短い時間で高品質なコミュニケーションを
とることが出来る挨拶を活用します。
明るい笑顔で部下の目を見て挨拶することが
指示命令を出す際も重要です。
人間の印象が決定する時間は0.5～2秒と大変短い時間です。
指示命令を出す際
部下に肯定的な印象を与えるのか？
否定的な印象を与えるのか？
挨拶の良し悪しでその後の部下の指示命令の聴き方も大きく変化します。
また
挨拶の際に、部下の目をみることで
落ち着いているのか？
焦っているのか？
気落ちしているのか？
元気があるのか？
心理状態を把握することにも役立ちます。
ポイント２．敬意・感謝・労いの表明
同じ組織で働く仲間として敬意を持って接し
行ってくれていることを具体的に示して
感謝と労いの言葉をかけましょう。
「昨日は、遅くまで資料の整理をしてくれてありがとう。お陰で皆気持ちよく効率的に仕事が出来るよ。感謝しています。」など
人は、感謝をされるとその感謝に報いようという心理が働きます。
部下を労い、感謝を伝えることで部下の仕事へのモチベーションが高まります。
ポイント３．指示命令を正しく受けられる状態とする
「仕事をお願いしたいので、メモをとって貰っていいですか？」と伝え
メモをとることを指示しましょう。
人間の記憶はあやふやです。
どんな人でも記憶は時間と共に薄らいでいきます。
良い仕事をするための基本は
あやふやな記憶ではなく、正確な記録です。
部下にメモをとることを習慣化させるためにも
常にメモをとることを指示しましょう。
ポイント４．具体的な指示命令を伝える
５Ｗ３Ｈの要領で漏れなく内容を伝えましょう。
漏れがあると良い成果を生むことが困難になります。
・Ｗｈｅｎ（いつまでに）
【納期・締切に関すること具体的な指示】
・Ｗｈａｔ（何を）
【取り扱う物・事に関する具体的な指示】
・Ｗｈere（どこで・どこへ）
【業務を行う場所・提出先など具体的に指示】
・Ｗｈｏ（誰に・誰と）
【報告連絡相談を行う人、共に仕事をする人など具体的に指示】
・Ｗｈｙ（なぜ）
【なんのためにこの仕事をするのか目的を明確に伝える】
・Ｈｏｗ（どのように、どのレベルまで）
【やり方や成果のレベルなど具体的に指示】
・Ｈｏｗ Ｍａｎｙ（どれだけ）
【数量に関することを具体的に指示】
・Ｈｏｗ Ｍｕｃｈ（いくら）
【売上・利益・原価など金額に関することを具体的に指示】
ポイント５．不明点の排除
次の要領で不明点を無くします。
●復唱確認
部下が正しく指示命令を理解しているかを確認します。
誤解がある場合や抜けがある場合は、
再度伝え、もう一度復唱確認をさせ
完璧に上司の意図を部下が理解しているか確認しましょう。
この確認を怠ると部下の仕事の精度が落ちるので
しっかり確認しましょう。
その際もメモをとることを忘れずに伝えましょう。
●質問と応答
部下からの質問を受け
疑問を解消し
部下が迷いなく仕事に邁進できるような状態を整えましょう。
ポイント６．期待を示す
はじめての仕事や難易度が高い仕事をすることで成長できることを伝え
「君なら必ずできる」と背中を押しましょう。
「乗り越えられるように私もサポートするのでいつでも相談して」も忘れずに。
ポイント７．高品質な挨拶
良いコミュニケーションは
良い挨拶で始まり良い挨拶で終わります
「では、宜しくお願いします。」
「しっかり指示を聞いてくれてありがとう。」
など明るく微笑みを持って挨拶をしましょう。
最後の挨拶の際
部下の表情に不安感があれば不安点を訊きサポートしましょう。
上記のポイント１から７を実行すると
部下の誤解を防ぎ
部下が迷うことなく正しく仕事をすることが出来るようになります。
部下のモチベーションを上げ
成果貢献できるよう
効果的な指示命令の出し方を実行してみてください。
